Hard- und Software: Verwaltung erlaubt Sofortabschreibung im Jahr der Anschaffung

Die Neuerung, die auf der Ministerpräsidentenkonferenz vom 19. Januar 2021 angekündigt worden war, soll der weiteren Stimulierung der Wirtschaft und zur Förderung der Digitalisierung dienen.

In der einschlägigen Anweisung des Bundesfinanzministeriums (BMF) wird hervorgehoben, dass es bei Computerhardware (einschließlich den dazu gehörenden Peripheriegeräten) sowie bei Betriebs- und Anwendersoftware, die für die Dateneingabe und -verarbeitung erforderlich ist, aufgrund des raschen technischen Fortschritts einen immer schnelleren Wandel gibt. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer, die der Abschreibung zugrunde zu legen ist, sei für diese Wirtschaftsgüter jedoch seit rund 20 Jahren nicht mehr geprüft worden. Es sei daher eine Anpassung an die geänderten tatsächlichen Verhältnisse erforderlich.

Tipp: Für Computerhardware und Software kann erstmals ab dem Veranlassungszeitraum 2021 eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden.

Bis einschließlich 2020 sind Computer allerdings weiterhin nach der AfA-Tabelle für allgemeine Anlagegüter auf drei Jahre abzuschreiben, wenn die Anschaffungskosten mehr als 800 Euro netto (also ohne Umsatzsteuer) betragen.

Tipp: Bei digitalen Wirtschaftsgütern, die in den Vorjahren angeschafft und auf die Nutzungsdauer verteilt wurden, kann der Restwert in 2021 vollständig abgeschrieben werden.

Beispiel: Ein Server ist im Januar 2020 angeschafft worden. Der Kaufpreis betrug 1.500 Euro. In 2020 sind entsprechend der bisherigen dreijährigen Nutzungsdauer 500 Euro als Betriebsausgaben abgezogen worden. Der Restwert zum 1. Januar 2021 betrug daher 1.000 Euro. Dieser Betrag kann in 2021 in voller Höhe steuermindernd geltend gemacht werden.

Verwaltung definiert im Detail die begünstigten Wirtschaftsgüter

Der Begriff „Computerhardware“ umfasst: Computer, Desktop-Computer, Notebook-Computer, Desktop-Thin-Clients, Workstations, Dockingstations, externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte (Small-Scale-Server) , externe Netzteile sowie, Peripheriegeräte. Hierbei handelt es sich um eine abschließende Aufzählung. Das BMF-Schreiben enthält zu all diesen Wirtschaftsgütern sehr technische Erläuterungen.

Wichtig: Das Wort Smartphone sucht man in der Verwaltungsanweisung vergeblich. Diese sollen wohl nicht sofort abgeschrieben werden können. Die genaue Abgrenzung zwischen einem Smartphone und einem Mini-Computer wird sicherlich noch für viele Streitigkeiten sorgen. Betragen die Anschaffungskosten nicht mehr als 800 Euro netto, handelt es sich allerdings ohnehin um ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG), das sofort im Jahr des Kaufs abgeschrieben werden darf.

Peripherie-Geräte sind nach den Vorgaben der Verwaltung alle Geräte, die nach dem EVA-Prinzip (Eingabe – Verarbeitung – Ausgabe) zur Ein- und Ausgabe von Daten genutzt werden. Peripheriegeräte lassen sich funktional in drei Gruppen gliedern:

• Eingabegeräte, wie Tastatur, Maus, Grafiktablett, Scanner, Kamera, Mikrofon,
• Externe Speicher wie Festplatte, DVD-Laufwerk, CD-Laufwerk, Flash Speicher (USB-Stick), Bandlaufwerke (Streamer).
• Ausgabegeräte wie Beamer, Plotter, Headset, Lautsprecher, Computer-Bildschirm oder auch Monitor oder Display (Darstellung der Benutzeroberfläche und der Datenausgabe), Drucker, also Geräte, die Computerdaten in graphischer Form auf Papier oder Folien bringen, z.B. Non-Impact-Drucker (anschlagfrei, Laserdrucker, Tintenstrahldrucker) und Impact-Drucker (Nadeldrucker).

Der Begriff „Software“ erfasst die Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung. Dazu gehören auch die nicht technisch physikalischen Anwendungsprogramme eines Systems zur Datenverarbeitung sowie neben Standardanwendungen auch auf den individuellen Nutzer abgestimmte Anwendungen wie ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung.

Sofortabschreibung muss nicht beansprucht werden

Die Abschreibungsdauer für Computer von drei Jahren ist schon seit vielen Jahren in der Kritik. Insoweit ist die Neuerung zu begrüßen. Allerdings sind höhere Betriebsausgaben für viele Mittelständler angesichts der Corona-Krise und den damit verbundenen Einnahmeausfällen derzeit wenig hilfreich. Insoweit ist es wichtig zu wissen, dass auf das Vorziehen der Abschreibung verzichtet werden kann.

Tipp: Es besteht quasi ein Wahlrecht (Kann-Regel). Im Bedarfsfall ist eine hiervon abweichende höhere betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer möglich. Die Wirtschaftsgüter sind also nicht zwingend im Erstjahr voll abzuschreiben.

Werbungskostenabzug bei beruflicher Nutzung privat angeschaffter Computer

Arbeitnehmer können ihre Kosten für privat angeschaffte Computer, Notebooks, Tablets, Smartphones und Software sowie für Telekommunikationsgeräte absetzen, soweit sie diese auch beruflich nutzen. Das gilt insbesondere, wenn private Laptops oder Tablets in die Netzwerke der Arbeitgeber integriert werden. Dies wird auf Neudeutsch als „bring your own device“ (BYOD) bezeichnet.

Tipp: Es handelt sich um so genannte Arbeitsmittel. Diese sind unabhängig davon abzugsfähig, ob ein häusliches Arbeitszimmer oder die Home-Office-Pauschale geltend macht wird.

Werden Arbeitsmittel zu mindestens 90 Prozent betrieblich oder beruflich genutzt, können die Kosten in voller Höhe abgesetzt werden. Bei einer geringeren beruflichen Nutzung ist eine Aufteilung möglich.

Lässt sich der konkrete Umfang der beruflichen Nutzung nicht näher bestimmen, können Arbeitnehmer den beruflichen Anteil mit 50 Prozent schätzen. Vielfach wird sich jedoch aufgrund der Corona-Pandemie für 2020 und 2021 eine höhere berufliche Nutzung ergeben. Eine Bescheinigung des Arbeitgebers ist nicht erforderlich, kann aber natürlich hilfreich sein.

Aufwendungen, die direkt der beruflichen Tätigkeit zugeordnet werden können, sind in jedem Fall in voller Höhe als Werbungskosten abzugsfähig. Ein typisches Beispiel ist ein ausschließlich beruflich genutztes PC-Programm wie das Kalkulationsprogramm Excel. Die Kosten hierfür können auch dann in voller Höhe abzugsfähig sein, wenn der Computer selbst nicht oder nur anteilig anerkannt wird.

In älteren Anweisungen stellte die Finanzverwaltung noch darauf ab, ob der häusliche Computer derart ausgestattet ist, dass die berufliche Verwendung schlüssig erscheint. Das ist überholt. Jeder moderne PC ist sowohl für den privaten als auch für den beruflichen Einsatz geeignet. Ein Internetanschluss ist ebenso längst kein Indiz mehr für eine private Verwendung. Unerheblich ist auch, ob der PC im häuslichen Arbeitszimmer oder in einer Arbeitsecke im Wohnzimmer steht.

Tipp: Neben den anteiligen Anschaffungskosten für Computer und Telekommunikationsgeräte können auch die laufenden Kosten für die Telefon- und Internetnutzung, die aus eigener Tasche bezahlt werden, steuermindernd geltend gemacht werden.

Kleinliche Regelungen zu Telekommunikationsaufwendungen sind nicht mehr zeitgemäß

Zum Abzug beruflich veranlasster Telekommunikationsaufwendungen finden sich in den amtlichen Lohnsteuer-Richtlinien folgenden Regeln:

• Weist der Arbeitnehmer den Anteil der beruflich veranlassten Aufwendungen an den Gesamtaufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nach, kann dieser berufliche Anteil für den gesamten Veranlagungszeitraum zugrunde gelegt werden.
• Dabei können die Aufwendungen für das Nutzungsentgelt der Telefonanlage sowie für den Grundpreis der Anschlüsse entsprechend dem beruflichen Anteil der Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten (Telefon und Internet) abgezogen werden.
• Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, können aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags, jedoch höchstens 20 Euro monatlich als Werbungskosten angesetzt werden.
• Zur weiteren Vereinfachung kann der monatliche Durchschnittsbetrag, der sich aus den Rechnungsbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten ergibt, für den gesamten Veranlagungszeitraum zugrunde gelegt werden.
• Vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzte Telekommunikationsaufwendungen (Auslagenersatz) mindern den als Werbungskosten abziehbaren Betrag.

Tipp: Die Anweisungen der Finanzverwaltung und insbesondere die angeblichen Vereinfachungsregeln sind nicht mehr zeitgemäß. Heute ist es einfach möglich, berufliche und private Telekommunikationskosten zu trennen. Wo dies ausnahmsweise schwierig ist, sollte eine pauschale Schätzung genügen.

Steuerbefreiung für geldwerten Vorteil bei privater Nutzung von betrieblichen IT-Geräten

Die private Nutzung von betrieblichen IT-Geräten wie Smartphones, Tablets oder Laptops durch einen Arbeitnehmer ist nach Paragraf 3 Nummer 45 des Einkommensteuergesetzes steuer- und sozialversicherungsfrei.

Das gilt allerdings nicht, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein Telekommunikationsgerät schenkt oder verbilligt übereignet. In diesem Fall kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer aber nach Paragraf 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 5 des Einkommensteuergesetzes pauschal mit 25 Prozent berechnen und an das Finanzamt abführen.