Neue Regeln ab 2023 beim häuslichen Arbeitszimmer und bei der Homeoffice-Pauschale

I. Häusliches Arbeitszimmer (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG)

1. Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung

Bildet ein häusliches Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung, sind die tatsächlichen Aufwendungen wie bisher in voller Höhe abzugsfähig.

Tipp: Dies ist zu bejahen, wenn nach der Würdigung des Gesamtbilds der Verhältnisse und der Tätigkeitsmerkmale in dem häuslichen Arbeitszimmer diejenigen Handlungen vorgenommen und Leistungen erbracht werden, die für die konkret ausgeübte betriebliche oder berufliche Tätigkeit wesentlich und prägend sind.

Bitte beachten: Nach dem Regierungsentwurf sollte ein unbeschränkter Abzug ab 2023 nur noch dann möglich sein, wenn dem Steuerpflichtigen gleichzeitig dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz im Betrieb oder beim Arbeitgeber zur Verfügung steht. Diese zusätzliche Voraussetzung ist jedoch erfreulicherweise im Gesetzgebungsverfahren wieder gestrichen worden.

Erstmals gibt es ab 2023 ein neues Wahlrecht beim Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung.

Bildet das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung, kann nämlich statt der tatsächlichen Aufwendungen alternativ eine Jahrespauschale in Höhe von 1.260 € für das Wirtschafts- oder Kalenderjahr steuerlich berücksichtigt werden.

Tipp: Das Wahlrecht kann bis zur Bestandskraft des Einkommensteuerbescheids ausgeübt werden.

Bei der Jahrespauschale handelt es sich um einen personenbezogenen Betrag. Bei beiderseits berufstätigen Ehegatten ist also eine doppelte Inanspruchnahme möglich.

Für jeden vollen Kalendermonat, in dem die Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer nicht vorliegen, ermäßigt sich der Betrag von 1.260 € um ein Zwölftel. Für den Kürzungszeitraum kann ggf. die Homeoffice-Pauschale beansprucht werden.

2. Kein Mittelpunkt, es steht aber kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung

Handelt es sich nicht um den Mittelpunkt und steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, sind bis einschließlich 2022 die tatsächlichen Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer maximal bis zu einem Betrag von 1.250 € abzugsfähig. Dieser Höchstbetrag gilt auch dann, wenn das häusliche Arbeitszimmer nicht das gesamte Jahr genutzt wird.

Ab dem Veranlagungszeitraum 2023 gelten nunmehr - anders als noch im Regierungsentwurf - die Regelungen für die Homeoffice-Pauschale von maximal 1.260 €.

Tipp: Sehr vorteilhaft ist dabei, dass ab 2023 nicht mehr geprüft werden muss, ob die Voraussetzungen für den sog. Typusbegriff eines häuslichen Arbeitszimmers vorliegen (insb. abgeschlossener Raum, kein Durchgangszimmer, büromäßige Ausstattung).

Es gibt zudem eine positive Sonderregelung: Steht für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, ist ein Abzug der Homeoffice-Pauschale auch dann zulässig, wenn die Tätigkeit am selben Kalendertag auswärts oder an der ersten Tätigkeitsstätte ausgeübt wird.

II. Homeoffice-Pauschale (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG)

• Sehr begrüßenswert ist, dass die Homeoffice-Pauschale über das Jahr 2022 hinaus unbefristet beibehalten wird.

Nach der Gesetzesbegründung können durch die Arbeit im Homeoffice unnötige Fahrten zum Arbeitsplatz vermieden werden. So kann ein Beitrag zum Umweltschutz geleistet werden.

Die Begünstigung der Arbeit im Homeoffice soll zudem unter Nachhaltigkeitsgesichtspunkten verhindern, dass zusätzlicher Wohnraum nur aus steuerlichen Gründen angeschafft oder gemietet wird, um die Voraussetzungen für ein steuerlich anzuerkennendes häusliches Arbeitszimmer zu erfüllen.

• Tipp: Der Arbeitsplatz in der Wohnung muss - wie bisher - keine besonderen Voraussetzungen erfüllen. Es macht keinen Unterschied, ob am Küchentisch, in einer Arbeitsecke oder in einem abgetrennten Raum gearbeitet wird.
• Auf den Grund an, weshalb ein Steuerpflichtiger im Homeoffice arbeiten, kommt es dabei nicht an. Es muss also nicht etwa ein Zusammenhang mit der Corona-Pandemie bestehen.
• Die Tagespauschale von 5 € war angesichts der massiv gestiegenen Energiepreise und stark steigender Mieten nicht mehr zeitgemäß. Es ist daher zu begrüßen, dass der Gesetzgeber eine Erhöhung auf 6 € vorgenommen hat.
• Bisher war die Homeoffice-Pauschale auf 600 € pro Jahr begrenzt. Sie konnte also jährlich für bis zu 120 Kalendertage à 5 € in Anspruch genommen werden.

Ab 2023 sind es maximal 1.260 € im Wirtschafts- oder Kalenderjahr. Das entspricht 210 Tagen à 6 €.

• Ist ein Arbeitnehmer an einem Tag im Homeoffice tätig und fährt zusätzlich zu seiner ersten Tätigkeitsstätte, kann die Tagespauschale von 6 € grundsätzlich nicht abgezogen werden. Es werden nur die Fahrtkosten mit der Entfernungspauschale anerkannt.

Tipp: Neu ist, dass ein Nebeneinander von Homeoffice-Pauschale und Fahrtkosten ausnahmsweise zulässig ist, wenn dem Arbeitnehmer für die betriebliche oder berufliche Betätigung dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

• Bisher konnte die Homeoffice-Pauschale nur für Kalendertage geltend gemacht werden, an denen die betriebliche oder berufliche Tätigkeit ausschließlich in der häuslichen Wohnung ausgeübt wird.

Ab 2023 genügt es hingegen, wenn die betriebliche oder berufliche Tätigkeit an einem Kalendertag überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt wird.

Tipp: Nach der Gesetzesbegründung muss die betriebliche oder berufliche Tätigkeit in der häuslichen Wohnung mehr als die Hälfte der Gesamtarbeitszeit des Tages betragen. Unklar ist insoweit, wie die überwiegende häusliche Tätigkeit zu dokumentieren bzw. glaubhaft zu machen ist.

• Anders als bisher können Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit (z. B. Besuch von Kunden oder Mandanten) ab 2023 zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale abgesetzt werden.

Tipp: Voraussetzung ist, dass die Arbeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt wird. Mehr als die Hälfte der Gesamtarbeitszeit des Tages muss im Homeoffice verbracht werden.

• Bislang setzte die Homeoffice-Pauschale voraus, dass im selben Jahr kein häusliches Arbeitszimmer geltend gemacht wurde.

Tipp: Künftig ist eine monatsweise Betrachtung vorzunehmen.

• Ein Abzug der Tagespauschale in Höhe von 6 € je Kalendertag ist wie bisher auch dann zulässig, wenn dem Steuerpflichtigen ein anderer Arbeitsplatz in seinem Betrieb oder beim Arbeitgeber zur Verfügung steht.
• Bis einschließlich 2022 besteht die Möglichkeit, die Homeoffice-Pauschale für die Arbeitstage, an denen die berufliche Tätigkeit ausschließlich in der Zweitwohnung am Beschäftigungsort ausgeübt wird, zusätzlich zu den tatsächlichen Unterkunftskosten anzusetzen.

Ab 2023 ist dies nicht mehr zulässig. Dies ist gesetzlich geregelt worden.

• Nach wie vor wird die Homeoffice-Pauschale - ebenso wie die sonstigen Werbungskosten - mit dem Arbeitnehmerpausch-betrag verrechnet, der ab 2023 1.230 € beträgt.

Tipp: Eine Steuerersparnis gibt es erst dann, wenn die Werbungskosten insgesamt mehr als 1.230 € betragen.

• Leider können Arbeitgeber die Pauschale auch weiterhin nicht steuerfrei und damit nicht beitragsfrei in der Sozialversicherung erstatten.

III. Arbeitsmittel

Nichts geändert hat sich, was Arbeitsmittel angeht. Die Aufwendungen hierfür werden nach den allgemeinen Grundsätzen als Betriebsausgaben oder Werbungskosten berücksichtigt - neben einem häuslichen Arbeitszimmer beziehungsweise neben der Homeoffice-Pauschale.

Typische Beispiele sind Büromöbel, ein Bücherregal, ein Laptop oder ein PC, ein Kopierer und eine Schreibtischlampe. Auch Fachliteratur ist natürlich wie bisher zusätzlich absetzbar.

Werden Arbeitsmittel zu mindestens 90 Prozent betrieblich oder beruflich genutzt, können die Kosten in voller Höhe abgesetzt werden. Handelt es sich nicht um ein geringwertiges Wirtschaftsgut - also bei einem Kaufpreis von mehr als 800 Euro netto - ist eine Verteilung der Anschaffungskosten auf die Nutzungsdauer vorzunehmen.

Bei einer beruflichen Nutzung von weniger als 90 Prozent muss eine Aufteilung vorgenommen werden.

Tipp: Bei Computerhardware und Software ist eine Sofortabschreibung möglich.

Anders sieht es hingegen bei den Kosten für die Ausstattung des Arbeitsraums selbst aus. Tapeten, Teppiche, Fenstervorhänge und fest verbaute Lampen an Decke oder Wänden können wie bisher nicht zusätzlich geltend gemacht werden.